K-nätet

KN-möte
Anteckningar från KN-ansvarigmöte den 28/4-09 Kl. 8:30-11:00, Traktören
Närvarande : KN-ansvariga

1. Hjärntorget – Aktuellt. Information från Maria Eriksson. Tidplanen är ändrad
• Driftstart del 1 och 2 sker mellan 1 oktober och 15 november 2009. Driftstart 3 sker mellan den 15 december 2009 och 15 januari 2010. Driftstart 4 sker mellan den12 februari och 22 mars 2010
• Utbildningar i form av Workshops kommer att äga rum i anslutning till driftstarterna och vara öppen för alla intresserade.
• Nyhetsbrev kommer att skickas ut till alla KN-ansvariga varannan vecka.
• Lista över Hjärntorgsansvariga kommer att finnas i projektrummet för KN-ansvariga. Funktionen Hjärntorgsansvarig är inte per automatik identisk med KN-ansvarig men kan mycket väl vara samma person.

2. E-posten i KN: se anteckningar från mötet i mars.
• Anmälan till tjänsten Vidarebefordrantjänsten ska ske enhetsvis via stadsdelens KN-ansvariga. Man kan även anmäla hela stadsdelen på en gång om man så vill. Digitalt formulär för detta finns på stadens hemsida och kommer att vara tillgänglig från och med den 5 maj. Länk till blanketten finns även i projektrummet ”KN-ansvariga”. Blanketten ska vara ifylld och inskickad innan maj månads utgång.
• KN-mejlen ligger kvar i 3 arbetsmånader efter anmälan, så att man har rimlig tid på sig att rensa och ta tillvara t ex adresser från sin gamla e-postklient (KN). T ex maj-september-oktober.
• Lotusmejlen är nu den gällande arbetsmejlen i staden. Lotusmejlen har 222 kr/GB i lagringskostnad och för närvarande är det ingen begränsning av utrymmet, men kan komma. Det kan se olika ut i olika förvaltningar.
• Utredning om elevernas e-post pågår. Det står mellan Lotus Webbmail, G-mail eller Livemail. G-mail är en Googleprodukt som idag används av Göteborgs Universitet och Livemail är en Microsoftprodukt som idag används av Chalmers. Elevernas e-post kommer att vara i drift tidigast i januari 2010. Adressboken för gbgsd.se ligger kvar i Lotusmiljön hela tiden. KN-mejlen gäller tills den nya e-postlösningen är sjösatt.
När det gäller elever och personal i olika mailsystem hamnar vi lätt i adressboksfrågan. Dock tror vi att Hjärntorget kommer brygga över många av de problem som uppstår. Inom Hjärntorget kommer man kunna hitta elever, lärare och grupper över hela staden och man kan välja om man vill skicka ett internmeddelande inom Hjärntorget eller om man vill e-posta. Så, kontaktytorna kommer att finnas – även om de inte ser ut/fungerar på samma sätt som idag.

3. Ylva kommer att vara tjänstledig i 6 månader och hennes tjänst hålls vid liv av några olika personer. Huvuddelen av det som rör Skolapplikationer (KN, Novaschem, Ungdomsfullmäktige) kommer att ligga nära Hjärntorget organisatoriskt. Ywonne Bergkvist tar hand om Procapita och har samtidigt det övergripande systemansvaret för hela utbildningsområdet.
4. Ändring av användarnamn i Lotus webbmail sker via Lotta P på Intraservice.
5. OBS! Om du märker att du inte får de mail du borde som KN-ansvarig ber du Intraservice uppdatera sändlistan. Kommer du inte in i projektrummet? Meddela Ylva så lägger jag in dig manuellt!

Tack, Anne T-R, för hjälpen med anteckningarna!!!
Ha nu en riktigt skön sommar!!! Ylva Bergstedt
—————————————————————————
KN-ansvariga 2009-03-13Anteckningar
Agenda:
Kortpunkter KN
KN Rickrollat – detta hände
Koppling Procapita Hjärntorget, samma som KN? (Ian Hall)
Tillgång till KN-reg på andra skolor (Torsten Lindskog)

E-post för lärare och elever
Aktuellt i Hjärntorgsprojektet
Åtgärdsprogram
Projektrummet KN-ansvariga
——————————————————————————-

Kortpunkter KN
KN Rickrollat – detta hände
I mitten av februari blev Kunskapsnätet hackat av en elev. Som ett resultat av detta stängdes det ner under några dagar och när det startades upp igen var det tvingande för alla att byta lösenord. Informationen som gick ut till användarna var bristfällig och reaktionerna från verksamheten var många. Bland annat reagerade man på ett uttalande om att Kunskapsnätet inte var/är ett verksamhetskritiskt system. Nedan följer en beskrivning av vad som hände i stora drag.

Först, en kommentar till begreppet verksamhetskritiskt system, som är lite olyckligt eftersom man får känslan av att den verksamhet man bedriver inte är viktig. Så är inte fallet!
I varje kommungemensamt system finns det en överenskommelse med Intraservice som beskriver vad som gäller när det blir mer eller mindre allvarliga fel på systemet: hur ser rutinerna ut vid en allvarlig incident? Hur länge kan en verksamhet klara sig utan systemet?

System som hanterar exempelvis vårdjournaler och löner för alla medarbetare klassas som mer verksamhetskritiska än exempelvis e-post och projektrum för kommunikation och information. Även om det blir knöligt att inte nå informationen man behöver är det inte avgörande för verksamheten på samma sätt som om man inte når en svårt sjuk persons vårdjournal eller inte kan betala ut löner.

Vi har aldrig varit med om att Kunskapsnätet – eller något annat system – blivit utsatt på det här sättet förr, och detta ställde våra överenskommelser kring systemet på prov. Fungerade rutinerna? Hade vi rätt servicenivå? Hur lång tid tog det att få igång systemet i förhållande till vad som avtalats? Detta är frågor vi måste utvärdera och ta med oss in i arbetet med det nya IT-stödet/Hjärntorget.

Ytterligare en kritik som kommit in från verksamheten handlar om den långa nertiden. Det var många personer/arbetsgrupper som arbetade hårt för att få igång systemet igen. Som systemansvarig var jag med vid ett flertal krismöten där vi bestämde hur vi skulle gå vidare. Först skulle säkerhetshålet hittas och repareras och sedan var man tvungen att ta reda på hur mycket information som spridits av hackaren. Avslutningsvis diskuterade vi hur vi på bästa sätt skulle säkra uppstarten. Att alla skulle byta lösenord var ett måste eftersom vi inte visste om informationen spridits och lösenord och konton var på vift. Vi ställdes här inför två alternativ; 1.lösenordsskiftet skulle ske centralt vilket skulle innebära att varje skola/enhet skulle få dela ut lösenord till ALLA användare via KN-reg och 2.att varje användare själv skulle byta sitt lösenord. Vi kom fram till att alternativ 2 var det minst onda alternativet i det stora hela.

Vi diskuterade även mängden information som skulle ut till användarna. Under den kritiska tiden ville vi inte att det skulle komma ut för mycket information om hackningen eftersom detta i sig kunde trigga igång fler som ville ge sig på att testa och utmana systemet. Därför gick endast meddelandet om att det var ”problem med Kunskapsnätet” ut. Detta trots vetskapen att förståelsen och tålamodet hos användaren blir bättre ju mer information man har om vad som är på gång.

Koppling Procapita Hjärntorget, samma som KN?

Fråga från Ian Hall: En av våra byråsekreterare undrar om hon ska göra som hon alltid har gjort när det gäller införandet av blivande 6-åringar i KN-systemet. Hur är det tänkt till hösten – är kopplingen fortfarande via Procapita så att registering av nya medlemmar (både elever och personal) sker den vägen?

Svar: För att få ett konto till Hjärntorget skall 6-åringarna registreras på samma sätt i Procapita som man gör för att de skall få ett konto i gbg3000. Skall 6-åringen ha ett konto i KN skall forfarande flaggan ”Deltar i Kunskapsnätet” vara med.

Vilken tillgång skall man som KN-ansvarig ha till KN-reg på andra skolor än den egna i stadsdelen (Fråga från Torsten Lindskog)
Svar: Det allra bästa är om tillgången till KN-reg och lösenordshanteringen sker så nära källan som möjligt, dvs. på varje enskild skola antingen via byråsekreterare eller IT-pedagog. Det bidrar till en snabbare hantering av lösenord för användarna. Huruvida man som KN-ansvarig skall ha tillgång till hela områdets KN-reg är något ni i stadsdelen/förvaltningen får bestämma själva. Det ser lite olika ut i olika förvaltningar.

E-post för lärare och elever Lärare:
Det är nu i princip klart att alla stadsdelarna och UBF går över till LotusNotes webmail för lärarna. Detta är positivt och gör att projektet Hjärntorget kan arbeta vidare med att integrera e-posten i Hjärntorget.

En brist i LotusNotes webmail har varit tillgängligheten från olika webbläsare. Denna brist åtgärdas nu genom att en uppgradering av befintlig e-post genomförs. Tester visar att e-posten efter uppgraderingen kommer att ge stöd för Internet Explorer 7 och Firefox3 på både winXP och Vista. När det gäller Mac, finns bra stöd för Firefox3. Safari och Opera fungerar, dock med begränsningar när det gäller utseendet. Uppgraderingen väntas ske vid månadsskiftet mars/april.

Som stöd för övergång från e-posten i Kunskapsnätet till LotusNotes Webmail erbjuds:
- Automatisk vidarebefordran. Anmälan görs till Intraservice via KN-ansvariga.
- Automatisk info om den nya adressen till dem som skickar e-post till gamla Kunskapsnätsadressen.
- E-postlänken i Kunskapsnätet leder till nya mailen.

När det gäller avslut av e-posten i Kunskapsnätet finns det ingen enhetlig deadline som gäller för alla. Enligt plan kommer avslut ske ca tre månader efter övergång och anmäld vidarebefordran. Enligt diskussion med KN-ansvariga borde denna tid räcka för användarna att styra om e-posten och få ut information om den nya adressen.

Frågor som uppkom i samband med diskussionen:Koppling KN-e-post och projektrum:
• Hur säkerställa att nya anställda kommer in i projektrummen om det inte finns någon e-post?
• Hur säkerställa att avisering från projektrummen funkar efter att KN-e-posten har släckts ner.
• Vinster genom att släcka ner?
• Tillgång till webbmail – dagbarnvårdare
• Arkiveras pedagogernas mail om dom inte öppnas på 6 mänader? Om man inte kommer åt mailarkivet från webmailen kan det bli problem… Fråga från Margareta Bäcklin

Ylva undersöker och återkommer med mer information om ovanstående kommer inom kort.

Fråga från Peter Essen: Kommer det att finnas automatskapade DL-listor för anställda och eventuella andra grupperingar per enhet/skola?
På den här frågan finns ingen enkelt svar. Det finns möjlighet att skapa sådana DL-listor, men det kräver en utveckling, vilket i sig genererar en kostnad för förvaltningarna. Frågan är vad Hjärntorget kan erbjuda när det gäller sändlistor och sökbarhet i staden och mellan skolor/enheter. Det bästa i nuläget är att avvakta och se hur behoven täcks i Hjärntorget och sedan gå vidare utifrån det. Fortsättning följer…
Elever:När det gäller elevernas e-post pågår en utredning som beräknas vara klar i mitten av april. Syftet med utredningen är att ta reda på vilken e-postlösning som passar eleverna och verksamheten bäst både funktionsmässigt och ekonomiskt. En jämförelse kommer att göras mellan LotusNotes webmail, Microsoft LiveMail och Googles Gmail.

Fortsättning följer…

Aktuellt i Hjärntorgsprojektet
Maria Eriksson och Charlotta Fremlén, projektledare för införandet av Hjärntorget, informerade om statusen i projektet. Följ gärna med på bloggen: http://www.hjarntorget.blogspot.com/
En lista över lokala införandeansvariga i Hjärntorget finns i vårt projektrum. Observera att listan endast är till för er KN-ansvariga och får inte spridas.

ÅtgärdsprogramDet har varit en del diskussion om huruvida årgärdsprogram skall ligga i systemet för elevhälsan (PMO) eller i Hjärntorget. Nu verkar diskussionen landa i att det är Hjärntorget som skall tillhandahålla åtgärdsprogrammen då de måste vara tillgängliga för pedagogerna.

Projektrummet KN-ansvariga Ylva har skapat ett projektrum för KN-ansvariga >>. Här läggs dagordningar, anteckningar och annat smått och gott in. Kommer du inte in? Meddela Ylva snarast!

AvslutningsvisYlvas tjocka mage krävde förklaring. Den var inte bara full av bullar…
Eventuellt tar Hjärntorgsprojektet över ansvaret för KN och KN-ansvariga under den tid Ylva är föräldraledig. Mer om detta under nästa möte.